Planung des Kinderfestes – Ein Blick hinter die Kulissen
Was braucht es, damit das Kinderfest so abläuft, wie wir es kennen?
Die ersten Schritte
Als erstes steht das Mieten der Fahrgeschäfte wie etwa des Fun Boats und des Karussells auf dem Plan. Dies muss spätestens im Januar geschehen, da die Eventmodule sonst schnell ausgebucht sind. Ab März beginnt dann die offizielle Planung für das Kinderfest, das traditionell am zweiten Samstag im Juni stattfindet.
Zunächst schreibe ich alle (etwa 40) Akteur*innen an. Dazu gehören Einrichtungen aus dem Stadtteil, die uns bereits unterstützt haben, sowie neue Vereine, die ich auf anderen Festen oder Netzwerktreffen kennengelernt habe. Manchmal bekomme ich auch Empfehlungen, wie es zum Beispiel bei unserem Zinngießer der Fall war.
Behörden“gänge“ und erste Planungen
Im nächsten Schritt werden die Behörden informiert. Dazu gehören unter anderem die GEMA und die Stadt Leipzig, die nicht nur die Eckdaten des Festes erfahren möchte, sondern bei der wir auch ein „vorübergehendes Gaststättengewerbe“ anmelden müssen.
Die Akteur*innen haben in der Regel drei bis vier Wochen Zeit, um sich zurückzumelden. Da nur wenige direkt reagieren, schreibe ich alle säumigen Teilnehmenden ein zweites Mal an. Anschließend kann ich mit dem Versenden der Standvereinbarungen beginnen, einen ersten Standplanentwurf erstellen und ein grobes Bühnenprogramm entwerfen. Damit befinden wir uns bereits im April.
Interne Absprachen
Um innerhalb unserer Einrichtungen festzulegen, wer in welcher Form das Fest unterstützt, gibt es eine Vorbesprechung mit Teilnehmenden aus der Hausmeisterei, der Küche, der Schule, dem KulturGut, der PäT und der Wohnstätte. Hierbei besprechen wir unter anderem die Verbesserungsvorschläge aus dem Vorjahr und prüfen, welche davon umgesetzt werden können.
Eine der größten Aufgaben ist die Koordination der Mitarbeitenden der Lernen plus gGmbH, die Frau Staske dankenswerterweise seit vielen Jahren übernimmt.
Zusätzlich gibt es eine Absprache mit der Küche. Hier wird festgelegt, welche Speisen und Getränke angeboten werden und wie viel Personal benötigt wird.
Öffentlichkeitsarbeit und Detailplanung
Obwohl wir unsere Feste nicht mehr intensiv bewerben, werden sie ab Mai auf unserer Website und den Social-Media-Kanälen angekündigt.
Sobald der Standplan final ist, was meist bis zu 20 Versionen erfordert, und das Bühnenprogramm zeitlich abgestimmt wurde, kann ich die Flyer erstellen. Diese müssen spätestens eine Woche vor dem Fest gedruckt sein.
Nun beginnen viele kleine, aber zeitintensive Aufgaben:
Informationen über die Bühnenkinder für den Moderator sammeln,
eine Liste aller Akteur*innen für die Eröffnungsrede erstellen,
kleine Geschenke für die Kinder auf der Bühne besorgen,
Essensmarken vorbereiten,
Plakate für die Aufsteller drucken und zusammenkleben,
Tafeln beschriften,
das Sicherheitskonzept überarbeiten und aktualisieren…
Die heiße Phase
In der Woche vor dem Kinderfest beginnt der größte Arbeitsaufwand für die Hausmeisterei, die neben ihrem Tagesgeschäft die Stände aufbaut. 2024 waren das 19 Zelte, 65 Tische und 91 Bänke. Hut ab!
Am Freitag vor dem Fest werden die Stände abgenommen und letzte Vorbereitungen getroffen. Dazu gehören unter anderem das Beschriften der Räume und Stände sowie das Einrichten der Infopoints. Spätestens am Mittag sollten die Außentoiletten aufgebaut und der Schlosssaal für das Café bestuhlt sein.
Der große Tag
Am Samstag beginnt ab 8 Uhr der Aufbau. Die Schranken sind geöffnet, und die Akteur*innen können ihre Stände einrichten. Herr Grumbt kümmert sich um die Bühnentechnik, während die Hausmeisterei Mülleimer verteilt und letzte Handgriffe erledigt. Die Mädels aus der Verwaltung richten mit Unterstützung aus der Küche das Schlosscafé her.
All diese Vorbereitungen, und noch vieles mehr, was hier unerwähnt bleibt, wie beispielsweise die komplette Planung im KulturGut, sorgen dafür, dass das Kinderfest um 14 Uhr so stattfinden kann, wie wir es alle kennen.
Ein riesiges Dankeschön an alle, die das möglich machen!
Text Mechthild Müller, Fotos Maria Händel
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